Konuyla ilgili kaynaklarda iş analizi, hareket ve zaman etüdü, metot analizi ve iş ölçümü ile iş basitleştirme ve ölçme gibi terimlerle ifade edilebilen iş etüdü kavramı, detayda bazı farklılaşmalarla tanımlanmaktadır. Bunlardan yaygın olarak kullanılanlarından biri, İngiliz standartlar Sözlüğü tarafından yapılan tanımlamadır. Buna göre İş Etüdü, gelişme olanağı yaratabilmek amacıyla, belirli bir olayı yada etkinliği ekonomiklik ve etkenlik yönünden etkileyen tüm kaynakları ve etmenleri dizgesel olarak araştırmaya yönelik ve insan çalışmasını geniş kapsamda inceleyen bir teknik olup özellikle metot(yöntem) etüdü ve iş ölçümü teknikleri için kullanılan genel bir terimdir.

Yukarıdaki uzun ve detaylı tanımlamaya karşılık daha kısa ve özlü tanımlamalarda yapılmaktadır. Bunlardan birine göre iş etüdü, bir işin analizinde kullanılan sistematik bir prosedürdür. Diğer bir taraftan Uluslar arası çalışma örgütü (ILO:International Labour Organization) iş etüdünü, tanımlanmış bir faaliyetin gerçekleşmesi için gerekli insan ve malzeme kaynaklarının en uygun kullanımını sağlamaya yönelik, metot etüdü ve iş ölçümü tekniklerinin oluşturduğu bir terimdir şeklinde tanımlamaktadır(Wild, sh:127).

Bu görüşler ışığında ve çalışmanın yaklaşımına uygun, genel bir İş Etüdü tanımı şu şekilde yapılabilir:

Üretken birimlerin faaliyetlerini sistematik bir yaklaşımla tanımlamak, geliştirmek, standartlaştırmak ve ölçmek için kullanılan, metot etüdü ve iş ölçümü gibi iki ana bölümden oluşan bilimsel bir problem çözme tekniğidir.

Tanımdaki üretken birimler ifadesi, belirli bir işi gerçekleştirmek üzere bir araya getirilen üretim faktörleri kombinasyonunu tanımlamaktadır. Bu çalışmada Endüstri Mühendisliğinde temel olan sistem perspektifi gereği tüm üretim faktörleri sistem yaklaşımı içinde değerlendirilecektir.

Mal veya hizmet üreten tüm üretim sistemlerinde iş etüdünün kullanılmasının nihai amacı, verimliliği artırmaktır. Bu sonuca ulaşılması için birtakım alt amaçların gerçekleştirilmesi gereklidir. Bu amaçlar gerçekleştirilmeye çalışılırken uyulması gereken temel varsayımlardan biri de işlerin tanımlı fonksiyonlarından herhangi bir kayba izin verilmemesi gereğidir. Böylece, tanımlanmış bir iş ile ilgili faaliyetler, bu işin yapılmasından beklenen fonksiyonlar dikkate alınarak değerlendirilirler. Söz konusu amaçlar bu görüşler ışığında aşağıdaki gibi ele alınabilirler:

Üretimde iş etüdü çalışmasının kullanılmasıyla elde edilmesi beklenen somut sonuçlardan birini oluşturur. Amacın temel felsefesi, bir işi yapmanın en iyi yolunun onu, enaz hareketle gerçekleştirme prensibi olarak ifade edilebilir. Bu yaklaşım aslında bir yaşam felsefesi olarak genelleştirilmektedir. Burada elimine edilmeye çalışılan faaliyetler, genel olarak emek ile ilgili olanlardır. Böyle bir eliminasyon ise işgücü maliyetlerinde azalmaya neden olacak ve ürünlerin rekabet gücünü artıracaktır. Tanımlanmış bir işin yapılışında, gereksiz faaliyetlerden kurtulmak genel olarak üretim miktarını artırırken dolaylı olarak da mekanizasyona ve otomasyona geçişi kolaylaştıracaktır.

Bu amaç ile ilgili bazı özellikleri incelemeden önce iş etüdünün bir varsayımından daha bahsetmekte fayda vardır; bir işin yapılış biçiminin(yönteminin) hiçbir zaman optimal bir çözümü yoktur. Her zaman daha iyi bir yöntem bulunabilir. Zaten bu varsayımdan ötürü iş etüdü çalışması dinamik bir yapıya sahiptir. Burada önemli olan, bir işin yapılışı ile ilgili olarak daha iyi bir yöntemin araştırılmasına gerek yada ihtiyaç var mıdır? sorusuna verilecek cevaptır. Mevcut koşullar altında bir işin yapılış biçimini en ekonomik şekilde yeniden düzenlemek, her şeyden önce kalifiye işgücünden daha iyi yararlanmayı hedefler. Günümüzde mekanizasyonun artmasıyla özellikle düz işçiliğin oranının azalması, diğer taraftan haftalık çalışma saatlerinin de zaman içerisinde azalması, iş etüdü çalışmalarının önemini artırmaktadır. Çünkü, mevcut çalışma saatleri(diyelim ki 40 saat) içindeki bir saatlik iş kaybı, çalışma saatlerinin azalacağı gelecekteki(diyelim ki 35 saat) bir saatlik iş kaybından çok daha az önemlidir ve az masraflıdır. Bu nedenle iş etüdü gelecekte de önemini artırarak devam ettirecektir.

Bu amaçla gerçekleştirilmeye çalışılan, uygun olduğuna karar verilen yöntemin tanımlanması ve standartlaştırılmasıdır. Tanımlamaktan amaç, işin yapılış biçimini formal olarak belgelemektir. Standartlaştırmada ise işin yapılış biçimi, kişiye ve zamana bağlı olmaksızın hep aynı hareketle sağlanmaya çalışılır. Böylece tanımlanmış ve standartlaştırılmış bir işin kim tarafından ve ne zaman(örneğin hangi vardiyada) yapıldığı, işin yapılışı sırasındaki hareketler itibarıyla farketmez. Bunun için genellikle iş, ayrıntılı biçimde tanımlanabilecek parçalarına(faaliyetlere ve daha alt düzeyde hareketlere) ayrılır.

İş etüdünün nihai amacı olan verimliliği artırmanın analitik ifadesi, bu amacın gerçekleştirilmesi ile sağlanır. İşe uygun nitelik taşıyan işçinin belirli bir faaliyeti normal hızda ne kadar standart zamanda yapabileceği tespit edilmekle ilgilidir. Sistemdeki faaliyetlerin zaman standartlarının hesaplanmasıyla planlama, programlama, maliyetlerin tahmini, işçi ücretlerinin kontrolü ve teşvikli ücret sistemlerinin oluşturulmasına yönelik çalışmalar için temel girdi bilgilerden biri elde edilmiş olur.

Verimlilik artışının temel göstergelerinden biridir. İş Etüdü çalışmaları sonucunda, başta emek olmak üzere diğer üretim faktörlerini de kapsayacak şekilde yararlanma oranı artar. Bu artış, aynı çıktıyı daha az faktör ile elde etmek yada aynı faktör kullanımı ile daha fazla çıktı elde etmek şeklinde ortaya çıkabilir.

Uzun ve yorucu bir çabayı gerektiren iş etüdünden beklenen sonuçların elde edilebilmesi için her şeyden önce bu çalışmayla ilgili tüm çalışanların eğitilmesi gereklidir. Bu eğitimin üç ana boyutu; etüdü gerçekleştirecek analistin eğitimi, etüt sonuçlarını uygulayacak işçilerin eğitimi ve yöneticilerin eğitiminden oluşmaktadır.

Yukarıda belirtilen amaçların yanı sıra iş etüdünün dolaylı bir amacı da çalışma koşullarını iyileştirmektir. Fiziksel açıdan bu, özellikle, ergonominin desteğinde gerçekleştirilir. Diğer taraftan iş barışı açısından ise ücretlendirme , iş değerlendirme, iş zenginleştirme ve motivasyon gibi yönetim teknikleriyle birlikte önemli bir yere sahiptir.

Bunlar ve benzeri amaçlarla ulaşılmaya çalışılan nihai amaç, iş etüdünün bölümleri itibariyle değerlendirildiğinde aşağıdaki şekil yardımıyla gösterilebilir.

Tanımdan da görülebileceği gibi iş etüdü çalışması ağırlıklı olarak emek faktörü ve onunla ilgili faaliyetleri kapsar. Tanımlı bir işin yada faaliyetin gerçekleştirilmesinde nitelik, süre, miktar ve benzeri nedenlere göre belirleyici rol oynayan faktöre, o iş yada faaliyet için baskın faktör denir. Buna göre iş etüdü, yukarıdaki amaçları gerçekleştirmek üzere emek baskın faaliyetlerdeki analizlerde kullanılır. Ancak işin yapılmasında emekle birlikte bir üretken birim kombinasyonu oluşturan diğer üretim faktörleri(malzeme, araç-gereç, tezgah ve yerleşim gibi) üzerinde de dolaylı analizler gerçekleştirilebilir. Bu tür analizlerde yapılacak değişikliklerin boyutu, alacağı süre ve maliyeti önemli bir sınırlama ile karşı karşıyadır. Tek başına iş etüdü çalışmasıyla, emek dışı faktörlerde radikal değişiklikler yaratacak politika ve uygulamalardan kaçınılmalıdır. Zira iş etüdü ile örneğin iş yerinin yeniden düzenlenmesi, tezgah veya makine yenilenmesi yada teknolojik değişiklik yaratması gibi maliyeti yüksek, uzun sürede gerçekleştirilebilecek kararların alınması doğru değildir. Bu tip kararlar için uygun tekniklerin(/örneğin yenileme ve yerine koyma, işyeri düzenleme, rotalama... vb.) kullanılması, alınacak kararların etkinliğini artıracaktır.

Çalışma metodunun tasarlanması ve geliştirilmesi, gerçekte, üretim ve diğer fonksiyonel bölümlerin karşılaştıkları sorunları çözme çabasıyla ilgilidir. 18. Yüzyılın başından günümüze kadar geçen süre içerisinde iş etüdü, bir sorun çözme tekniği olarak, bilimsel yöntem uygulayan ve gelişimini bu temele dayayan bir özellik taşımaktadır. Bilindiği gibi bilimsel yöntem, sorun çözmede, sistematik ve dizgesel bir yaklaşım mantığı takip eder. Böylece problem, bir bütünsellik içinde fakat adım adım yaratıcılığa da olanak tanıyarak çözümlenmeye çalışılır. İş Etüdü ve özellikle metot etüdünün bir tür yaratıcı problem çözme tekniği olması dolayısıyla bilimsel yöntemi kullanması kaçınılmaz bir gerekliliktir.

Bilimsel yöntem uygulayarak problem çözmede kullanılan terimlerin veya izlenen aşamaların farklı olmasının bir önemi yoktur. Önemli olan, soruna yaklaşımdaki genel eğilim ve tutarlılıktır. Aşağıda sıralanan altı aşama, bu genel yapıyı ifade eder niteliktedir:

Burada yapılacak ilk iş soruna ilişkin konuların basitleştirilmesi ve sınıflandırılmasıdır. Böylece çözüm için gerekli sınırlar ve kapsam belirlenmiş olur. İşletmelerde çoğu kez “maliyetler çok yüksek”, “üretim seviyesi düşük”, “fire oranı çok yüksek” gibi ifadelerle karşılaşılır. Birçok durumda gerçek problemin ne olduğunu yada probleme neden olan faktörleri saptamak, oldukça karmaşık ve güç olabilir. Bu nedenle problemin ortaya konması ve açık bir şekilde tanımlanması gerekir. Bu arada, problemin çözümünün işletmeye ne kazandırabileceği ve ne zaman alınmasının uygun olacağı da dikkate alınmalıdır.

Problem; sınırları, kapsamı ve amaçları itibariyle tanımlandıktan sonra onunla ilgili verilerin belirlenmesi, araştırılması ve amaçlara uygun derlenerek analizlerde kullanılabilir bilgilere dönüştürülmesi gerekir. Bu noktada analiste en büyük desteği, veri tabanı yönetim sistemi verir.

Analiz, bir bütünü oluşturan elemanları ayrı ayrı ve bütünle olan ilişkileri yönünden incelemek ve irdelemektir. Buradaki en önemli araçlardan biri sistem modellendirme yaklaşımlarıdır. Zira gerçek yaşam problemleri genel olarak karmaşık ilişkili ve birbirleriyle çelişir nitelikli bir yapı gösterir. Sistemi bu haliyle bir analize tabi tutmak bazı durumlarda zor, çoğu kez de olanaksız olabilir. O halde sembolik, şematik, matematik veya benzeri bir modellendirmeye gitmek ve onun üzerinde analizleri gerçekleştirerek elde edilen çözümleri gerçek sorunlar sistemine uyarlamak daha rasyonel bir davranış tarzı olacaktır.

Bu aşamada temel amaç, saptanan kriterlere ve özelliklere uygun çözümlerin üretilmesidir. Böylece elde, problemle ilgili alternatif çözümler bulunacaktır. Yaratıcı problem çözme teknikleri için en önemli aşamalardan biridir. Çünkü, hayal gücünün, yaratıcı yeteneğin ve sorgulama mantığının en yoğun kullanıldığı aşamadır. Burada beyin fırtınası, Delphi tekniği ve grup tartışmaları en çok kullanılan yöntemlerdendir.

Bir önceki aşamada elde edilen uygun çözümler içerisinden, belirlenmiş kriterlere en uygununun seçimiyle ilgilidir. Bu seçim işlemi her zaman bir optimalliği işaret etmeyebilir. Zira birbirleriyle çelişik amaçlar bir ara kesit göstermeyebilirler. Bu durumda kabul edilebilir bir uzlaşık çözüm arayışına gidilecektir.

Model üzerinde tüm değerlendirmeler yapıldıktan ve çözüm elde edildikten sonra alınacak bir dizi kararlar kümesi ile söz konusu çözümün gerçek sisteme uygulanması ve uygulama sonuçlarının izlenerek gerekli düzenlemelerin yapılması gerekir. Çünkü üretilen çözüm ne kadar uygulanabilir nitelikte olursa olsun önceden tahmin veya kontrol edilemeyen bir takım nedenlerden dolayı uygulama aşamasında bazı sapmalar ortaya çıkabilir. Üstelik belirli sınırlar içerisinde bu durum doğaldır da. Önemli olan izleme ve düzeltme fonksiyonlarını olması gerektiği gibi çalıştırarak uyarlamayı sağlamaktır.

İş Etüdü, genel olarak yukarıda aşamaları ve özellikleri açıklanmaya çalışılan bilimsel yöntemi uygularken kendi disiplinine özgü aşamaları takip eder. Ancak bu aşamalar, temel yaklaşım itibariyle yukarıdaki adımlardan türetilmiştir.

İş etüdü, üretim faaliyetleri ile ilgili görev yada işleri, etkileyici faktörleri de dikkate alarak analize tabi tutar. Genel olarak işi etkileyen altı faktörden bahsedilebilir. Bunlar:

Analiz sırasında bu faktörler incelenirken doğal olarak birincil ve en yoğun ilgi, uygulanan yöntemde toplanır ve analizin temelini oluşturur. İş etüdünün yapısı gereği bu faktör, emeğin çalışırken uyguladığı yöntem olarak anlaşılmalıdır. Diğer faktörler ise analizin özelliğine göre değişen ağırlıkta olmak üzere birer destek unsuru oluştururlar.

Üretim süreci boyunca tanımlanmış faaliyetler, üretken birimlerin yönetsel yada fiziksel nitelikli görevlerini(işlerini) yerine getirmeleriyle gerçekleştirilir. Buna, işin fonksiyonel kapsamı denir. Diğer taraftan, genellikle adam-saat veya makine-saat birimiyle ölçülen ve işin tamamlanma süresi olarak ifade edilen bir iş kapsamından daha bahsedilir. İş etüdü, her iki iş kapsamının analizinde de önemli bir yere sahiptir.

İş etüdü yaratıcı düşünce, problem çözme ve fiziksel işgücü görevleri bölümleriyle doğrudan ilgilidir.

Diğer taraftan, tamamlanma süresi itibariyle iş kapsamı ise bir takım alt düzeylerden ve elemanlardan oluşur. Burada ilk düzey mevcut koşullar altında işin toplam tamamlanma süresidir. Toplam iş süresi olarak da ifade edilen bu düzey, işin tanımında yer alan başlangıç ve bitiş noktaları arasında geçen süreyi göstermektedir. Bu süre içerisinde iş etüdü açısından önemli olan üç özellik vardır. Bunlar:

Ergonomi(Türkçe karşılığıyla İşbilim), geniş anlamda insan makine çiftinin birlikte çalışması sırasındaki uyumluluğunu artırmayı, insanın fiziksel özelliklerini, fizyolojik ve psikolojik yeteneklerini en uygun biçimde kullanarak en iyi çalışma ortamını sağlamayı amaç edinen bir bilim dalıdır. Bu tanımdan da görülebileceği gibi ergonominin temel amacı iş ile insan arasındaki uyumluluğu artırmaktır. Verimlilik artışı, bu amacın gerçekleştirilmesi sonucunda sağlanacaktır. Günümüzden 50 yıl öncesine kadar fabrika ve bürolardaki işçilerin çalışma koşullarına önem verilmiyordu. Ancak, zaman içerisinde alternatif iş alanlarının yaratılması ve işçi birliklerinin güç kazanması dolayısıyla bu kötü koşullarda iyileşmeler sağlanmıştır. Son 20 yılda ise ergonomi, tüm boyutları ile çalışma ve günlük yaşamımızda yerini almıştır.

Ergonomiyi çalışma alanları itibariyle farklı boyutlarıyla ele almak ve fonksiyonlarını incelemek mümkündür.(Singleton, sh:17). Laboratuar düzeyi olarak tanımlanabilecek makine, araç-gereç ve tezgahların tasarımı aşamasındaki ergonomik çalışmalar, ilk boyut olarak ifade edilebilir. Burada makinelerin fiziksel özelliklerinin, kumanda anahtarlarının ve göstergelerinin, onu kullanacak insan veya insanlar tarafından en kolay ve rahat nasıl algılanabileceği ve kontrol edilebileceği çalışmaları yapılır. Bu çalışmalardaki başarı derecesi, insanın fiziksel ve psikolojik özelliklerinin ölçümlendiği antropometrik ve biyomekanik ölçülerine bağlıdır. Bu ölçüler de yine ergonominin önemli çalışma boyutlarından birini oluşturur. Böylece tasarımı yapılan makineleri kullanacak insanların söz konusu özellikleri hakkında standart verilerin tutulduğu bir veri tabanı yaratılır.

Ergonominin diğer bir fonksiyonel boyutu da yukarıdaki çalışmalar sonucunda üretilen makinelerin insanlar tarafından kullanılması aşamasında yani iş görme sırasında yaratılacak çevre ve çalışma koşulları ile ilgilidir. Bu amaçla çalışma ortamının titreşim, ışıklandırma, gürültü, ses ve toz açılarından uygun hale getirilmesi fonksiyonunu gerçekleştirir.

Genel olarak ergonomik önlemler deyimiyle ifade edilen ve yukarıdaki boyutların tümünde dikkate alınması gereken prensipler, kriterler ve benzeri unsurlar son derece önemli bir yere sahiptir. Zira ergonomik önlemlere dikkat edilmemesi veya yanlış uygulanması halinde bunun düzeltilmesi genellikle uzun süre alır ve maliyeti oldukça yüksektir. Bu da iş etüdüyle olan en önemli farklarından biridir. Ancak her iki yaklaşım aslında birbirlerinden fazla uzak kavramlar değildir. Aksine, asıl uğraş alanlarının insan olması dolayısıyla birbirleriyle içiçedirler.

Ergonominin temel unsurlarını ve aralarındaki etkileşimleri gösteren sisteme ergonomi kapalı çevrimi denir. Çevrimde, ergonomik önlemlerin beş temel unsuru yeralmaktadır. Bunlar;

olarak ifade edilebilir. Bu çevrim negatif geri beslemeli bir akım halindedir. Önemli olan, buradaki unsurların iyi tanımlanması ve birbirleriyle uyumlu hale getirilmesidir.

İş etüdü konusunda yapılan tanımlar incelendiğinde görülecektir ki;etüt iki ana bölümden oluşmaktadır. Bunların ilki metot etüdü, ikincisi ise iş ölçümü olarak adlandırılır. Teoride bu bölümler, ararda gerçekleştirilmesi gereken ana aşamalar olarak ifade edilmesine rağmen uygulamada, önceden tanımlanmış işler için gerektiğinde doğrudan iş ölçümü yapılabilmektedir. Zira metot etüdüne göre daha kolay ve sonuçları itibariyle daha analitik bir yapısı vardır. Halbuki, üzerinde metot etüdü çalışması yapılan işlerin, verimliliği ne kadar değiştirdiğini ölçebilmek için yeni bir iş ölçümü çalışması yapmak kaçınılmazdır. Dolayısıyla belirli bir iş yada sürecin, iş etüdü tekniği ile incelenmesinden beklenen amaçların özelliğine göre bu bölümlerden; farklı sıralarda, farklı defalarda ve farklı oranlarda yararlanılabilir.

Bu projede, projenin amacına da en uygun olan metot etüdünün ana bölümleri ile iş ölçümünün doğrudan ölçme bölümündeki zaman etüdü tekniği üzerinde ağırlıklı olarak durulacaktır.

İş Etüdü Taylorizm olarak da bilinen bilimsel yönetim prensiplerini uygulayarak verimliliği artırmaya yönelik problemleri çözmeye çalışır. Doğal olarak tekniğin kendine özgü yapısı gereği bu adımların sayısı değişecek fakat temel felsefe aynen korunacaktır. Metot etüdü ve iş ölçümü bölümlerini kapsayan tam bir iş etüdü çalışması, sekiz ana aşamadan oluşur. Bunlar:

Sayılan aşamalardan 1., 6., 7. ve 8. aşamalar metot etüdü ve iş ölçümü için ortak aşamalardır. 2., 3. ve 4. aşamalar ise doğrudan metot etüdüyle ilgiliyken 5. aşama iş ölçümüne aittir. Görüldüğü gibi bu 8 ana aşamayı, ilgi alanları itibariyle iş etüdünün bölümlerine göre tasnif etmek mümkündür. Ancak her bir bölümün kendine özgü ve daha detaylı adımlar süreci mevcuttur.

Bilindiği gibi iş etüdünün temel amacı, mevcut kaynakları daha iyi kullanarak daha çok üretmeye veya aynı üretimi daha az kaynak kullanarak elde etmeye olanak sağlamak yani verimliliği artırmaktır. Bir iş etüdü uygulamasıyla gerçekleştirilmeye çalışılan bu temel amaca ulaşma derecesi, uygulamanın başarısıyla eşdeğerdir. Bu başarıyı etkileyen iki ana unsur söz konusudur. Unsurlardan ilki iş etüdünün kendi yapısıyla ilgiliyken ikincisi iş etüdünün yanısıra kullanılması gereken diğer tekniklerin özellikleriyle ilgilidir.

Bir iş etüdü çalışmasıyla gerçekleştirilmeye çalışılan amaç yada amaçların elde edilebilmesi için öncelikle, her düzeydeki yönetici ve işçilerin konu hakkında bilgilendirilmesi ve desteklerinin alınması gerekir. Yöneticilere, iş etüdünün tek başına bir sihirli değnek olmadığı, ancak çalışma sonucunda elde edilecek bilgilerin ve yeni yöntemlerin hangi işletme kararlarında nasıl kullanılacağı ve bunun işletmeye potansiyel olarak ne kazandırabileceği konularında gerçekçi bilgiler verilmelidir. Ayrıca, çalışmanın tahmini maliyeti ve alacağı süre hakkında detaylı açıklamalar yapılmalıdır. Diğer taraftan analistin de işletme hakkında yeteri kadar bilgi sahibi olması ve işletmeyi tanıması gereklidir.

İşçi ve nezaretçilerin konu hakkında eğitimi ise daha dikkatli ve detaylı olmalıdır. Özellikle, bu tip çalışmaların amacının işçi çıkarmaya yönelik olmadığı, aynı çaba veya yorgunluğa karşılık daha az ücret ödemek yada daha az sosyal hak tanımak olmadığı, aksine bu türden haksızlıkların önlenmesinde yararlı olabilecek bir teknik olduğu ve böyle bir çalışmanın yapılması halinde bunun sonuçlarını destekleyecek başka tekniklerin de kullanılmasının gündeme geleceği, böylece sağlanacak yararların da artacağı detaylarıyla anlatılmalıdır.